Політика безпеки – Радник з питань ВПО

Політика безпеки

Політика безпеки Благодійної організації Stabilization Support Services

Остання редакція: 03.01.2019

Зміст

  1. Принципи захисту та безпеки 2
  2. Стратегія безпеки 2
  3. Розробка та впровадження політики безпеки 2
  4. Ролі та обов’язки 3

4.1 На рівні головного офісу 3

4.2 На польовому рівні 3

4.3 На особистісному рівні 4

  1. Відповідність та масштаби політики та протоколів безпеки 4
  2. Характер політики 4
  3. Кодекс етики 4
  4. Протоколи 5

8.1 Короткий інструктаж 5

8.2 Поїздки до зони конфлікту – Підготовка 5

8.3 Поїздки до зони конфлікту – Реалізація 6

8.4 Комунікація 6

8.5 Управління кризовими ситуаціями 6

8.6 Звітування про випадки надзвичайної ситуації 6

Додаток 1 – Зразок Повного звіту щодо випадку надзвичайних ситуацій

  1. Принципи захисту та безпеки

Захист та безпека наших підрядників, співробітників і членів виїзних груп є основною відповідальністю нашої організації. Ми зобов’язуємося піклуватися про всіх підрядників, співробітників і членів виїзних груп. Ми прагнемо чіткої, релевантної та відповідної політики безпеки, протоколів та планів Благодійної організації «Благодійний фонд Stabilization Support Services» (далі – SSS).

Метою політики є підвищення обізнаності щодо безпеки всіх підрядників, працівників і  членів виїзних груп із метою створення культури безпеки і таким чином сприяння поїздкам, які передбачає наша робота.

Основою ефективного регулювання захисту та безпеки є створення культури безпеки, і SSS працюватиме над створенням такого середовища. Кожен підрядник, співробітник і член виїзної групи несе відповідальність за свій захист та безпеку, а також за безпеку інших осіб. Крім того, ми переконані, що кожен підрядник, співробітник і  член виїзної групи зобов’язаний сумлінно та швидко розв’язувати питання захисту та безпеки за будь-яких обставин.Поняття захисту та безпеки важко визначити. Ми застосовуємо наступне основне визначення: стан захисту від (зовнішніх) загроз і умови безпеки; без ризику або травм.

  1. Стратегія безпеки

SSS є неурядовою організацією (НУО). Таким чином, SSS дотримується принципів неупередженості та нейтральності, якими керуються більшість організацій гуманітарної сфери. Ці принципи є основою стратегії, визнаної приймаючою громадою. Її SSS вважає найбільш доцільною.

У залежності від рівня ризику в країні застосування стратегії може поєднуватися з заходами захисту населення. Ми максимально уникаємо заходів стримування. Навіть у разі вимушеного застосування заходів захисту центр тяжіння спирається на підходи, засновані на прийнятті. SSS та її підрядники і працівники уникатимуть використання збройних засобів захисту.

  1. Розробка та впровадження політики та протоколів безпеки

Політика та протоколи безпеки розробляються програмним(ою) менеджером(кою) SSS за згодою усіх підрядників та співробітників SSS. Політика та протоколи переглядаються й оновлюються щорічно, якщо виникає необхідність через будь-які зміни обставин, що впливають на SSS. Зворотній зв’язок та пропозиції щодо внесення змін до політики слід направляти програмному(ій) менеджеру(ці) SSS.

Огляд і впровадження політики та протоколів покладається на програмного(у) менеджера(ку) SSS, що є відповідальною особою, призначеною директором(кою) SSS. Повноваження щодо забезпечення виконання політики та протоколів покладається на програмного(у) менеджера(ку) SSS.

  1. Ролі та обов’язки

Кожна особа на кожному організаційному рівні має певні ролі та обов’язки. У цьому розділі зазначено, на якому організаційному рівні лежать певні обов’язки і де підрядники, працівники або члени виїзної групи повинні шукати інструкції та які дії вчинити для забезпечення захисту та безпеки.

4.1 На рівні головного офісу

Програмний(і) менеджер(и)

  • Ретельне ознайомлення, затвердження та дотримання політики безпеки SSS та плану безпеки SSS;
  • Встановлення політики безпеки та протоколів для організації;
  • Створення планів безпеки та Типового порядку дій (ТПД) для польових місій, які потім можуть бути адаптовані до різного контексту;
  • Страхування;
  • Професійне навчання;
  • Створення компетентних виїзних груп;
  • Планування виїзних операцій;
  • Виділення достатніх ресурсів, як фінансових, так і людських;
  • Забезпечення підтримки виїзних груп у разі необхідності;
  • Моніторинг ефективності регулювання безпеки на місцях;
  • Забезпечення засвоєння уроків, а також оновлення політики та процедур відповідно до них;
  • Вживання відповідних коригувальних дій для усунення недоліків у процедурах безпеки.

Директор(и)

  • Ретельне ознайомлення, затвердження та дотримання політики безпеки SSS та плану безпеки SSS;
  • Ухвалення рішення щодо відправлення у зону конфлікту або евакуації;
  • Відхилення рішень менеджера(ів) у разі необхідності (за винятком випадків евакуації). Необхідність цього виникатиме рідко, якщо менеджер(и) є компетентним(и), досвідченим(и) і добре підготовленим(и);
  • Упевненість , що призначені підрядники та працівники головного офісу добре підготовлені, аби за необхідністю ухвалити своєчасні рішення щодо підтримки безпеки. Під рішеннями мається на увазі готовність та координація дій групи з надання допомоги в кризових ситуаціях для управління певними серйозними або резонансними надзвичайними ситуаціями;
  • Обізнаність  щодо ступеня юридичної відповідальності у разі виникнення різних непередбачених обставин;
  • Вживання відповідних коригувальних дій для усунення недоліків у процедурах безпеки.

4.2 На польовому рівні

Член(и) виїзних груп

  • Ретельне ознайомлення, затвердження та дотримання політики безпеки SSS та плану безпеки SSS;
  • Сумлінне та швидке оцінювання  рівня безпеки при виконанні виїзних завдань.
  • Активний внесок у розробку правил в’їзних місій та активна участь у їх створенні;
  • Вживання відповідних коригувальних дій для усунення недоліків у процедурах безпеки;
  • Визнання авторитету керівництва SSS в аспектах безпеки та поведінки.

4.3 На особистісному рівні

Виконувати свої зобов’язання щодо питань безпеки задля забезпечення якомога кращого захисту та безпеки співробітників, членів виїзних груп та організації загалом  за будь-яких обставин на кожному організаційному рівні.

  1. Масштаби політики та протоколів безпеки

Усі підрядники та працівники SSS, а також усі особи, закріплені контрактами з SSS на професійній або добровільній основі, виконуючи свої службові доручення, підпадають під політику та протоколи безпеки. Політика не поширюється на членів сімей вищезгаданих осіб, підрядників та працівників, закріплених контрактами з іншими НУО або установами. Люди є найвищим пріоритетом організації. Політика та протоколи поширюються лише на людей, а не матеріальне майно і фінансові засоби.

  1. Характер політики та протоколів безпеки

Від працівників, підрядників та членів виїзних груп вимагається дотримання політики та протоколів безпеки. Тільки в ситуаціях, що загрожують життю, менеджери мають певні повноваження нехтувати ними. Недотримання політики та протоколів може призвести до закінчення співпраці з SSS без права поновлення у майбутньому.

Всі підрядники, працівники та члени виїзної групи, на яких поширюється політика та протоколи, як зазначено у пункті 5, мають право відмовитися від виїзних місій до територій з високим рівнем загрози, що не буде впливати на продовження їхньої співпраці з SSS. Вони також мають право залишати ті локації, де, за їхньою особистою оцінкою,  існує загроза їхній безпеці або безпеці інших людей.

Коли, незважаючи на оцінку ризику, ситуація з ризиком безпеки погіршується, сягаючи за межі прийнятності, керівництво SSS може ухвалити рішення щодо евакуації, яке не може бути оскаржене. SSS несе повну відповідальність як за обидва сценарії розвитку подій, так і за понесені витрати.

Якщо і коли окрема особа виїзної групи SSS більше не почувається комфортно в ситуації з ризиком безпеки, вона має право виїхати раніше встановлених термінів за власні кошти та під власну відповідальність.

  1. Кодекс етики

Кодекс етики SSS прагне захищати принципи, цінності та стандарти поведінки, на яких базуються рішення, процедури та система діяльності підрядників та працівників. Кодекс полягає у відображенні орієнтованості SSS на принципи чесності, сумлінності, соціальної відповідальності та конфліктної чутливості.

Повний Кодекс етики дивіться за посиланням: http://radnyk.org/hto-mi/kodeks-etiki-ta-povedinki/

Щодо Політики безпеки SSS дотримується стандартів поведінки, зазначених нижче.

Повага та турбота про учасника/клієнта

Ми маємо створити професійний союз з учасниками/клієнтами та поважати їхню культуру, вірування та історію. Ми всерйоз ставимося до учасників; “не існує дурних питань”. Ми розробляємо безпечне навчальне середовище, де учасники/клієнти почуватимуться комфортно, щоб прийняти нас. Суперечливі теми (такі як наркотики, аборти, віра і політика) слід розглядати з особливою увагою.

Повага до культури та традицій

Ми прагнемо забезпечити повагу до культури, структури та традицій громади, у якій ми працюємо.

Будь-який член SSS є представником організації. Член SSS буде виконувати роль «посла» так само, як і свою роль тренера або консультанта. Під час подорожей до підконтрольних чи непідконтрольних територій для виконання своїх службових обов’язків поведінка члена команди SSS буде піддаватися пильній увазі як з боку підрядників та працівників НУО, так і з боку широкої громадськості приймаючої громади.

SSS та її представники будуть дотримуватися законів та культури приймаючої громади. Це означає, що правила культури поведінки щодо дрес-коду, невживання алкоголю або інших обмежень поважаються розумною мірою. Перед кожною поїздкою особа зобов’язана вивчити контекст і закони культури поведінки свого місця призначення.

Постійне вдосконалення

Ми прагнемо постійно вдосконалюватися, підтримуючи та підвищуючи рівень нашої діяльності. Представники SSS підтримуватимуть зворотній зв’язок із SSS і будуть відвертими у своїх відповідях. Скарги та зауваження адресуються SSS, а не учасникам або клієнтам. Електронна пошта: info@radnyk.org

  1. Протоколи

SSS вважає наступні протоколи, які є частиною політики безпеки, обов’язковими для всіх осіб, на яких поширюється політика безпеки, як зазначено у пункті 5.

8.1 Короткий інструктаж

Усі представники SSS, які подорожують для виконання доручень SSS, будуть поінформовані перед від’їздом електронною поштою, або особисто, або обома способами. У короткому інструктажі міститимуться подробиці матеріально-технічного забезпечення, змісту поїздки та дотримання безпеки. Якщо це можливо і доцільно, SSS організовуватиме короткі інструктажі з безпеки після прибуття до місця призначення. Після повернення всі представники SSS заповнюють звіт про виїзну місію і можуть подати запит на проведення дебрифінгу.

8.2 Поїздки до зони конфлікту – Підготовка

SSS не рекомендує своїм членам, працівникам та підрядникам здійснювати поїздки на тимчасово окуповані території.

SSS рекомендує своїм членам, співробітникам та підрядникам всебічно оцінювати ризики можливих поїздок на тимчасово окуповані території і в зону конфлікту.

Здоров’я та безпека

Кожен член SSS зобов’язаний переконатися, що у нього є всі необхідні щеплення та інші запобіжні заходи медичного характеру.

Екстрені запобіжні заходи

Не менш ніж за 2 тижні до запланованої поїздки на непідконтрольні території всі члени SSS повинні подати заявку на узгодження поїздки програмному(ій) менеджеру(ці) і директору(ці) SSS.

Програмний менеджер протягом 5 днів має узгодити поїздку і правила безпеки її учасників.

Перед поїздкою на непідконтрольні території всі члени SSS повинні заповнити особистий профіль (включно з питаннями щодо підтвердження особистості та приклад почерку) і подати його до офісу SSS.

Відміна

SSS ухвалює рішення щодо скасування або продовження місії. Проте SSS несе відповідальність за постійний моніторинг. Якщо зміна ситуації з ризиком безпеки вимагає скасування поїздки або евакуації, SSS зобов’язана вжити необхідних заходів. З огляду на ці рішення SSS визнає важливість, але не терміновий характер своєї місії.

8.3 Поїздки до зони конфлікту – Реалізація

Створення ТПД

Підрядники та працівники на всіх організаційних рівнях повинні постійно моніторувати важливі політичні, соціальні, економічні та військові події в районах, де SSS провадить свою діяльність. У разі проведення виїзних операцій група та керівник групи готують Типовий порядок дій (ТПД). Написання ТПД є безперервним процесом. Загрози та організаційна вразливість часто змінюються. При кожній зміні ситуації ризики для виїзних груп можуть збільшуватися або зменшуватися, а заходи захисту та безпеки мають відповідно регулюватися.

8.4 Комунікація

Перед поїздкою на непідконтрольні території головний офіс SSS визначає інтервал підтримки зв’язку. У разі втрати зв’язку довше, ніж заздалегідь визначена кількість годин SSS зв’яжеться зі штабом ООС, СБУ, Уповноваженим Верховної Ради України з прав людини, ОБСЄ та представником Моніторингової Місії ООН з прав людини, а також вживатиме всіх доступних заходів для відновлення зв’язку і забезпечення безпеки виїзної групи.

8.5 Управління кризовими ситуаціями

SSS визначає як кризову будь-яку нестабільну ситуацію, що характеризується крайнім загостренням, надзвичайними ризиками безпеки та труднощами; яка становить або може становити загрозу для організації та/або її представників.  

Евакуація

Коли ситуація з ризиком безпеки погіршується під час проведення виїзних операцій за межі прийнятності, керівництво SSS може ухвалити рішення щодо евакуації, яке не може бути оскаржене. SSS несе повну відповідальність за обидва сценарії розвитку подій.

8.6 Звітування про випадки надзвичайних ситуацій

SSS визначає поняття випадку надзвичайної ситуації як будь-яку(і) подію(і) або потенційно небезпечні події без наслідків, коли:

  1. існує загроза безпеці та захисту підрядників та працівників;
  2. існує загроза (насильницька або будь-яка інша) для підрядників та працівників або підрядники та працівники травмовані або вбиті;
  3. будь-яка залежна особа або інша третя сторона зазнає або зазнала шкоди в ході діяльності організації;
  4. майно або речі організації викрадені, пошкоджені або піддані ризику.

Приклади, які можна розглядати як інциденти:

  • усі злочини, пов’язані з представниками та майном організації (наприклад крадіжка, крадіжка зі зломом, розбій, викрадення авто, викрадення людей, викрадення людей з метою отримання викупу, захоплення заручників, арешт, напад, засідка, блок-контроль тощо);
  • усі випадки, коли підрядникам та працівникам організації погрожують зброєю або актом насильства (наприклад збройне пограбування тощо);
  • усі випадки переслідування або загрозливої поведінки будь-якого типу (наприклад напади, отримання погроз, напади на членів сім’ї тощо);
  • акти війни та збройні конфлікти (наприклад обстріли, міни, стрілянина або військова агресія тощо);
  • мародерство, напади на власність і вандалізм;
  • усі випадки, коли підрядники та працівники організації можуть бути залучені до незаконної діяльності;
  • усі порушення правил безпеки організації;
  • усі випадки спроб підкупу організації за доступ до місць, доріг або постраждалого населення, успішні чи ні;
  • внутрішні загрози та випадки шахрайства в організації.

Зазначений перелік не є вичерпним.

Про всі випадки, в які залучені члени SSS, необхідно якомога швидше повідомляти головний офіс SSS. У перспективі менеджер SSS передає повний письмовий звіт з аналізом послідовності подій, висновками та рекомендаціями (Додаток 1.)

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *